Artikelnummer (SKU) für Einzelstücke: Schema, Etikett und Lagerplatz

Warum Serien-SKUs bei Einzelstücken nicht passen

Die meisten Anleitungen zur SKU sind für Serienware geschrieben. Dort steckt in der Nummer, was ein Teil von seinen Geschwistern unterscheidet: Marke, Schnitt, Farbe, Größe. Shopify zeigt als Beispiel ein Bekleidungsgeschäft mit dem Format ####-###-### für Marke, Stil und Größe, etwa 4225-776-3234 für eine Bootcut-Hose in 32x34. Das ist sinnvoll, wenn du dieselbe Hose in zwölf Größen verkaufst.

Ein Vintage-Teil hat keine Geschwister. Marke, Größe und Farbe stehen ohnehin im Listing, und jedes Teil ist ein eigenes Produkt. Die Artikelnummer muss deshalb nur drei Dinge leisten: eindeutig sein, am Teil hängen und dich schnell zum Teil führen. Shopify übersetzt SKU selbst mit „Artikelnummern“ und beschreibt sie als „Codes, die du intern verwenden kannst, um dein Inventar zu verfolgen und Berichte über deine Verkäufe zu erstellen“. Pflicht sind sie nicht (Shopify-Hilfe zu SKUs).

Bei Einzelstücken lohnen sie sich trotzdem, denn genau hier entsteht das Durcheinander. In der Shopify-Community schilderte im März 2022 ein Vintage-Shop, der pro Woche 200 bis 500 Einzelstücke verkauft, dass die SKUs von Hand auf Zettel geschrieben und in die Hülle des Teils gesteckt werden und beim Heraussuchen der Bestellungen gelegentlich ein ähnliches Teil in anderem Zustand erwischt wird.

Artikelnummern sinnvoll vergeben: ein Schema für Einzelstücke

Für Unikate reicht eine fortlaufende Nummer, auf Wunsch mit einem kurzen Präfix davor. Drei Varianten zur Wahl:

Für das Format selbst nennt Shopify ein paar Leitlinien:

• Kurz: Shopify rät zu höchstens 16 Zeichen und schreibt, dass je nach Sortiment schon 4 bis 8 Zeichen reichen können. JA-0142 hat 7.
• Keine Leer- und Sonderzeichen: Sie können laut Shopify Probleme bei der Suche verursachen. Bindestriche und Unterstriche sind dagegen ausdrücklich nützlich, um Teile der Nummer zu trennen.
• Keine Verwechsler: Shopify rät, ein Format zu meiden, in dem 0 und 1 mit O und I verwechselt werden können. Praktisch heißt das: O und I nicht ins Präfix nehmen. Deshalb steht oben „HS“ für Hose und nicht „HO“.
• Einheitlich groß schreiben: SKUs unterscheiden Groß- und Kleinschreibung. „ABC123“ und „abc123“ sind für Shopify zwei verschiedene SKUs.
• Mit Reserve: Vier Stellen reichen für 9.999 Teile je Präfix. Rechnest du mit mehr, nimm gleich fünf, damit du das Schema später nicht umstellen musst.

Drei Regeln, die Shopify nicht für dich durchsetzt

1. Jede Nummer nur einmal, auch nach dem Verkauf. Shopify blockiert doppelte SKUs nicht, es zeigt im Bereich Inventar nur eine Warnung und schreibt selbst, dass doppelte SKUs Probleme mit Drittanbieter-Integrationen und der Inventarverfolgung verursachen können. Eine wiederverwendete Nummer vermischt in Berichten und bei Retouren zwei verschiedene Teile. Auch Werkzeuge verlassen sich auf eindeutige Nummern: Bricht bei Klamox etwa ein Anlegeversuch ab, sucht es unter den in diesen Minuten neu angelegten Listings zuerst über die SKU nach dem womöglich schon entstandenen. Tragen zwei davon dieselbe Nummer, bricht es für dieses Teil ab, statt zu raten.
2. Kein Lagerplatz in der SKU. Teile ziehen um: von der Eingangskiste auf die Stange, von der Stange ins Fotoregal. Steht der Platz in der Nummer, stimmt sie nach dem ersten Umzug nicht mehr. Führe ihn getrennt (nächster Abschnitt).
3. Die nächste freie Nummer steht an genau einer Stelle. Eine einfache Tabelle mit den Spalten SKU, Kurzbeschreibung, Lagerplatz, Eingang und Status genügt. Wer zwei Zettelblöcke parallel führt, vergibt irgendwann eine Nummer doppelt. Faustregel: Etiketten vorab in Blöcken drucken, etwa 50 Stück am Stück; dann ist die Vergabe beim Eingang nur noch Abreißen.

Vom Teil zum Etikett und zum Lagerplatz

Die Nummer nützt nur, wenn sie am Teil hängt. Shopify erwähnt, dass Unternehmen ihre Produkte auch mit Aufklebern versehen, auf denen die SKU steht, um Umtausch und Rückgaben zu erleichtern. Bei Kleidung empfiehlt sich ein Anhänger am Teil selbst, befestigt durch das Pflegeetikett und nicht durch den Stoff. Ein Zettel nur am Bügel geht verloren, sobald jemand den Bügel tauscht.

Den Lagerplatz führst du getrennt. Stangen und Kisten bekommen einen Buchstaben, Fächer zusätzlich eine Zahl: B3 heißt Kiste B, Fach 3. Notiert wird er in deiner Tabelle oder in Shopify in einem eigenen Produkt-Metafeld „Lagerplatz“ vom Typ „Einzeiliger Text“. Mit Metafeldern erweiterst du Produkte laut Shopify um eigene Felder. Zieht ein Teil um, änderst du ein Feld, und die SKU bleibt, wie sie ist.

Der ganze Weg in sechs Schritten:

1. Eingang: nächste freie Nummer aus der Tabelle nehmen oder das nächste vorgedruckte Etikett abreißen.
2. Kennzeichnen: Anhänger ans Teil, Zeile in der Tabelle anlegen.
3. Fotografieren: das Kärtchen mit der SKU immer an derselben Stelle der Fotoserie (nächster Abschnitt).
4. Listen: die SKU ins SKU-Feld der Variante, im Shopify-Admin unter Inventar.
5. Einlagern: Teil an seinen Platz, Lagerplatz in Tabelle oder Metafeld eintragen.
6. Verkauf: über die SKU des verkauften Produkts zum Lagerplatz, Teil holen, Anhänger mit der Bestellung abgleichen.

Die SKU mitfotografieren statt abtippen

Ein typischer Fehlerpunkt ist das Abtippen: vom Zettel ins Listing, oft Stunden nach dem Fotografieren und zwischen Teilen, die sich ähneln. Einfacher ist es, die SKU auf ein Kärtchen zu schreiben und mitzufotografieren, als eigenes Foto an fester Stelle, zum Beispiel immer als letztes Bild eines Teils. Dann steckt die Nummer in der Fotoserie selbst. Teil, Fotos, Listing und Lagerplatz bleiben über eine Nummer verbunden, und beim Durchsehen zeigt dir das Kärtchen-Foto, wo ein Teil endet und das nächste beginnt.

Damit die Nummer auf dem Foto eindeutig ist, helfen ein paar Faustregeln:

• Gedruckt oder in Blockschrift, groß und mit dickem Stift. Zwischen 1 und 7 oder 0 und 6 sollst du beim Ablesen nicht überlegen müssen.
• Das Kärtchen füllt das Bild weitgehend, liegt flach und ist scharf, ohne Schatten oder Spiegelung auf der Schrift.
• Getrennt vom Etikett des Herstellers: Auf Marken- und Pflegeetiketten stehen häufig eigene Nummern des Herstellers. Fotografiere dein Kärtchen so, dass klar ist, welche Nummer deine ist, und schreib keine zweite Artikelnummer darauf. Weitere Angaben wie Maße oder Lagerplatz bekommen eine Bezeichnung, etwa „SKU JA-0142 · Platz B3“, damit klar ist, welche Zahl was ist.
• Ein Kärtchen für alles: Wer Maße notiert, schreibt sie mit auf dasselbe Kärtchen. Wie du sie nimmst, steht im Ratgeber Kleidung ausmessen; wie du den Zustand einstufst, unter Zustand von Kleidung beschreiben.

Mit Klamox wird aus dem Kärtchen-Foto das SKU-Feld der Shopify-Variante. Stell im Workflow dafür zwei Etikett-Fotos je Teil ein, eins vom Marken- und Größenetikett und eins vom Kärtchen. Von diesen liest die KI Marke, Größe und SKU, die SKU aber nur, wenn sie auf einem Foto lesbar ist; Etikett-Fotos gehen standardmäßig nicht in den Shop. Das Kärtchen trennt die Teile nur für dich: Das Werkzeug teilt den Stapel streng nach der im Workflow eingestellten Fotozahl je Teil auf und sortiert nicht selbst. Fehlt bei einem Teil ein Foto, rutschen ab dort alle Fotos und mit ihnen die SKU-Kärtchen zum falschen Teil; prüf deshalb vor dem Start die Reihenfolge. Ein SKU-Beispiel wie JA-0142 in der Workflow-Karte „Etikett / SKU-Erkennung“ sagt der KI, welches Format sie sucht. Welche Nummer sie nimmt, wenn zusätzlich eine Herstellernummer im Bild ist, ist trotzdem nicht festgelegt, und Handschrift erkennt sie deutlich schlechter als Druck.

Steht der Lagerplatz schon beim Eingang fest, kann die KI auch ihn vom Kärtchen lesen: Leg dafür in der Workflow-Karte „Eigene Felder (Metafelder)“ ein Feld „Lagerplatz“ mit der Quelle „Automatisch — steht auf dem Etikett“ an. Es wird als Textfeld custom.lagerplatz geschrieben; hast du in Shopify schon eine Definition dafür, sollte sie vom Typ „Einzeiliger Text“ sein und ohne feste Auswahlliste. Neue Produkte legt das Werkzeug standardmäßig als Entwurf an; prüf dort die SKU, bevor du veröffentlichst. Wie der Ablauf aussieht, steht unter Funktionen.

SKU, Barcode und Handle: was wofür?

Drei Felder, die oft durcheinandergehen:

SKU: Laut Shopify ist sie vor allem für den internen Gebrauch. Im Admin findest du Produkte über die Suchleiste per SKU. Soll sie im Shop sichtbar sein oder sollen Käufer danach suchen können, geht das laut Shopify über Theme-Code bzw. die App Search & Discovery.

Barcode: Shopify schreibt, dass manche Verkaufskanäle eine GTIN verlangen können, bevor ein Produkt dort veröffentlicht wird. Eine eigene Regel für gebrauchte Einzelstücke nennt Shopify nicht. Google ist für sein Merchant Center deutlicher: „Gebrauchte oder Vintage-Produkte können eine GTIN haben. Sie sollten diese nach Möglichkeit angeben.“ Gibt es keine, bleibt das Feld leer; einen Wert zu raten oder zu erfinden, schließt Google ausdrücklich aus (Google-Hilfe zur GTIN). Verkaufst du auch im Laden: In Shopify POS findest du ein Produkt laut Shopify, indem du einen seiner Barcodes oder seine SKU scannst oder danach suchst. Und falls du per CSV importierst: Die Spalte heißt inzwischen „Barcodes“. Eine Datei, die sowohl die alte Spalte „Barcode“ als auch „Barcodes“ enthält, lässt sich nicht importieren.

Handle: Shopify bildet ihn aus dem Titel, aus „Black Sunglasses“ wird „black-sunglasses“. Erlaubt sind Buchstaben, Zahlen und Bindestriche, keine Leerzeichen. Shopify rät, ihn nicht zu oft zu ändern, weil das Produkt sonst möglicherweise nicht in den Suchmaschinenergebnissen angezeigt wird. Bei Vintage heißen viele Teile fast gleich, etwa „Vintage Adidas Trainingsjacke (L)“. Hängst du beim Anlegen die SKU an, bekommt jedes Teil einen eigenen, lesbaren Pfad: vintage-adidas-trainingsjacke-l-ja-0142. Das ist eine Empfehlung, keine Shopify-Vorgabe. Wer per CSV importiert, hat einen zweiten Grund: Stimmt der Handle einer Zeile mit einem vorhandenen Produkt überein, ignoriert Shopify die Zeile beim Import; mit der Option „Produkte mit übereinstimmenden Handles überschreiben“ überschreibt die Zeile die Angaben des vorhandenen Produkts (Shopify-Hilfe zur CSV). Wichtig ist vor allem, dass der Handle steht, bevor das Produkt online geht.

Wenn das Teil verkauft ist

Ist „Menge verfolgen“ an und der Bestand 1, greift Shopifys Standard „Verkauf stoppen, wenn nicht vorrätig“: Bei Bestand 0 kann niemand das Teil mehr in den Warenkorb legen. Im Laden über Shopify POS hält das laut Shopify niemanden auf: Mitarbeitende können auch bei Bestand 0 weiterverkaufen, POS warnt nur vorher (Shopify-Hilfe zum Inventar). Ein online verkauftes Teil gehört deshalb sofort von der Stange.

Was danach mit der Produktseite passiert, ist eine eigene Entscheidung. Archivieren blendet das Produkt im Shop aus und lässt sich rückgängig machen; es kommt dann als Entwurf zurück. Löschen ist endgültig, gelöschte Produkte lassen sich nicht wiederherstellen. Wofür du dich auch entscheidest: Die SKU bleibt in deiner Tabelle als vergeben stehen.